Si vous ne le savez pas encore, la digitalisation de documents est une étape décisive pour les sociétés qui veulent entrer dans l’ère moderne. Cela leur permet particulièrement de renforcer la collaboration et la communication au sein de l’équipe, de diminuer les temps de production, de libérer de l’espace bureau, de favoriser l’accessibilité aux dossiers et le dernier point, mais le plus important est d’économiser de l’argent ! Et ce ne sont là que quelques-uns des nombreux avantages que la numérisation de documents apporte aux entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Certains atouts sont particuliers à la numérisation des fichiers médicaux dans le domaine de la santé.
La numérisation des fichiers médicaux : classement et accès
Le classement des dossiers des patients est un procédé laborieux : vous devez trouver de l’espace pour les stocker, gérer les patients actifs et inactifs, ranger les dossiers égarés, puis trouver les dossiers qui seront utilisés. Après avoir scanné ces documents et les avoir téléchargés sur la plateforme de gestion des dossiers médicaux numériques, vous pourrez y accéder rapidement. Puis les stocker de manière systématique et appropriée et récupérer de l’espace dans vos locaux.
Alors que le nombre de malades accroît et que leurs attentes augmentent, les professionnels de la santé ne peuvent pas se permettre le risque de prendre du retard dans le service. Si les patients vont chez le médecin et veulent plus tard répondre à une question spécifique ou simplement lire leur dossier médical, le processus de suivi peut être très laborieux. Habituellement, le personnel doit arrêter son travail pour rechercher le fichier, en faire une copie et l’envoyer au patient. À l’aide d’une plateforme de gestion numérique des papiers médicaux, quelques clics suffisent pour trouver des dossiers médicaux qui peuvent être envoyés immédiatement par e-mail aux patients. Cela libère du temps pour les institutions médicales compétentes et permet de répondre rapidement aux attentes des patients.
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La numérisation des fichiers médicaux : économies à long terme
La plateforme de gestion numérique des fichiers médicaux est un vrai investissement. La mise en œuvre peut être onéreuse et certaines organisations ne peuvent pas se permettre cette amélioration instantanément. Cependant, comme pour tout financement, les avantages deviendront rapidement apparents et vous finirez par économiser plus que ce que vous avez dépensé initialement. En utilisant une telle plateforme, vous passerez moins de temps à manager les fichiers, afin de mieux protéger vos documents et utiliser à autre chose l’espace dans votre local.
Les dossiers sur papier, notamment les documents médicaux, comprennent des données confidentielles et sensibles qui présentent des risques juridiques. Ils doivent être protégés. Certains centres se servent des caméras de surveillance ou d’autres équipements de sécurité, qui coûtent cher et ralentissent leur croissance. Avec l’aide d’une plateforme de gestion numérique des dossiers médicaux, vous pouvez optimiser le temps des employés et diminuer les coûts de sécurité. De cette façon, la croissance de votre pratique s’accélérera soudainement.
La numérisation des fichiers médicaux : sécurité
Les documents électroniques et leurs systèmes de stockage ont amélioré la productivité et l’efficacité des entreprises. Une étude menée par les chercheurs a montré que :
- Les établissements classiques passent six heures par semaine à rechercher des documents.
- Les employés des établissements classiques passent 8 heures par semaine à produire des rapports sur des paperasses. Avec l’aide de solutions de gestion de dossiers numériques, cette tâche peut être grandement simplifiée.
Dans la plupart des cas, il n’y a qu’une seule copie du même document papier, sa perte entraînera donc des conséquences catastrophiques et irréversibles. En revanche, les fichiers électroniques sont automatiquement organisés, réduisant ainsi les erreurs humaines. Ils peuvent être stockés dans divers systèmes et peuvent être cryptés. Avec ces nombreuses sauvegardes, vous pouvez vous assurer que vos fichiers seront en sécurité même en cas de catastrophe naturelle ou de coupure de courant inattendue.
La numérisation des fichiers médicaux : lisibilité et précision
Tout le monde a ri de l’écriture indéchiffrable des médecins parfois illisible. Ce n’est pas seulement un problème pour les clients qui essaient de comprendre les exigences de prescription, mais ce sera également un problème pour tous les autres professionnels de la santé qui devront revoir ces dossiers plus tard. Si un membre du personnel ou autre médecin ne peut pas saisir le maintenu de ces dossiers, cela va ralentir leur travail, surtout s’ils doivent demander l’aide d’autres personnes, essayez de lire ce qui est écrit. Au pire, cela peut entraîner des erreurs médicales et éventuellement des soins inappropriés au patient. Alors que le nombre de poursuites pour erreurs médicales continue d’augmenter, il est préférable de vous protéger le plus possible. Le dossier médical électronique de type ordinateur affiché dans des polices tout à fait lisibles le rend facile à lire pour quiconque a besoin de connaître ses renseignements.